HV de Terriers

Als secretaris ben je eerste aanspreekpunt van het bestuur voor leden, KNHB en diverse commissies. Je houdt je bezig met het vrijwilligersbeleid, samen met de vrijwilligerscommissie. Je houdt de administratie van de club in de gaten en je maakt notulen in de bestuursvergaderingen. Uiteraard denk je mee over alles wat er leeft en speelt in de club en binnen het bestuur, want we doen het samen. 

Interesse? Meld je aan via [email protected] t.a.v. Michiel Ullers

---

Functieomschrijving: Secretaris van het Bestuur – Hockeyvereniging

Functietitel: Secretaris van het Bestuur
Type functie: Vrijwilliger
Uren per week: 2-4 uur (afhankelijk van vergaderingen en lopende activiteiten)

Doel van de functie:

De secretaris is verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van het bestuur. Je zorgt voor een gestructureerde planning, duidelijke communicatie en bewaakt de juridische en administratieve verplichtingen van de vereniging.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

1. Voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen:
• Opstellen en versturen van agenda’s voor bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen (ALV).
• Notuleren tijdens vergaderingen en het tijdig verspreiden van de notulen onder de betrokkenen.
2. Communicatie:
• Fungeren als eerste aanspreekpunt van de vereniging voor inkomende post en e-mails; je zorgt dat deze worden doorgestuurd naar de juiste persoon binnen het bestuur en commissies.
• Verantwoordelijk voor het onderhouden van de formele communicatie met leden, externe organisaties (zoals de hockeybond) en andere belanghebbenden.
3. Documentbeheer:
• Bijhouden van belangrijke documenten, zoals statuten, reglementen, beleidsstukken en overeenkomsten.
• Archiveren van besluiten en correspondentie voor een goede bestuurlijke continuïteit.
4. Organisatie van vergaderingen, evenementen en commissies:
• Plannen van bestuursvergaderingen, ALV’s en andere bijeenkomsten.
• Verzamelen van relevante stukken en het zorgen dat deze op tijd beschikbaar zijn voor de deelnemers.
• Aanspreekpunt voor vrijwilligersbeleid en vrijwilligerscommissie, KNHB en tuchtzaken
5. Juridische en administratieve verplichtingen:
• Bewaken van deadlines voor wettelijke verplichtingen, zoals de deponering van documenten bij de Kamer van Koophandel.
• Zorgen voor naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.

Heb je interesse om de drijvende kracht te worden achter de organisatie van onze vereniging? We horen graag van je!